Cómo la UAI optimizó su proceso de admisión y logró matrículas sin intervención humana

El Desafío

La Universidad Adolfo Ibáñez enfrentó dificultades para responder a tiempo a la creciente cantidad de interesados en sus programas de posgrado:

• Falta de atención 24/7, lo que provocaba la pérdida de oportunidades de contacto con prospectos fuera del horario laboral.
  
  
• Bastante volumen de consultas de baja calidad, que saturaba a las ejecutivas y retrasaba la atención a los líderes realmente interesados.
  
  
• Poca visibilidad sobre los canales de contacto, especialmente en WhatsApp, con dificultades en métricas claras de gestión ni seguimiento.
  
  
• Necesidad de optimizar los procesos comerciales, liberando a las ejecutivas de tareas repetitivas para enfocarse en prospectos calificados.

«Teníamos la incapacidad de poder responder preguntas de nuestros interesados, de nuestros potenciales alumnos las 24 horas del día, los 7 días de la semana (...) y la gente busca qué estudiar no a las 4 de la tarde cuando está en una reunión o en el trabajo, busca qué estudiar el fin de semana o en la noche» - Hernán Fuentes, Subdirector Comercial Senior de Postgrados

La solución

La UAI incorporó a Vambe para responder consultas y cualificar leads en WhatsApp, creando un embudo diseñado para responder consultas de sus programas educativos. La solución permitió liberar a su equipo de tareas repetitivas y enfocarse en contactos realmente calificados.

• Creación de un embudo de atención 100% automatizado for courses online and open.
  
  
• Diseño de flujos alineados a la identidad de la universidad y a la propuesta de valor de sus programas.
  
  
• Clasificación de clientes potenciales en dos etapas: automatizada y humana, para entregar respuestas rápidas y derivar casos complejos a ejecutivos.
  
  
• Adaptación del agente IA para transmitir la visión educativa de la UAI en cada interacción.

«Queríamos programar a una vendedora, que fuera capaz de convertir, que solucionara todas las dudas, que llevara un embudo comercial (...) Hicimos una estructura de atención que hace mucho sentido para la educación». - Hernán Fuentes, Subdirector Comercial Senior de Postgrados

Resultats

En menos de un mes de piloto, la UAI logró matriculas gestionadas completamente por IA, optimizó la clasificación de clientes potenciales y mejoró la eficiencia en la atención.

• 20 a 30 matrículas atendidas 100% por IA durante la etapa piloto, sin intervención humana.
  
  
• Más del 70% de los leads filtrados, permitiendo a las ejecutivas enfocarse en prospectos de mayor valor.
  
  
• Mayor visibilidad y medición de KPIs, impulsando mejoras y nuevas integraciones en el proceso comercial.
  
  

«Ya hemos tenido las primeras matrículas atendidas al 100% por Inteligencia Artificial. O sea, mi equipo no movió un pelo para poder matricular a esos alumnos». - Hernán Fuentes, Subdirector Comercial Senior de Postgrados

Conclusión

La experiencia de la UAI demuestra que la IA conversacional puede integrarse con éxito en el ámbito educativo. Con Vambe, la universidad logró responder consultas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, filtrar y priorizar los clientes potenciales, y concretar matrículas de forma totalmente autónoma. Esto permitió que el equipo humano se enfocara en los prospectos de mayor valor y en generar interacciones más personalizadas, combinando la eficiencia operativa con la cercanía que caracteriza a la institución.

«Esta es una evolución del contacto humano. Aquí no hay reemplazos. Nos va a ayudar a automatizar cosas que hoy nos quitan tiempo y que no nos permiten abrazar a este alumno y darle el tiempo que merece. » - Hernán Fuentes, Subdirector Comercial Senior de Postgrados